Praktijkvoorbeeld

Hieronder beschrijven we een werkdag van de fictieve Nappkin gebruiker Suzan: beginnend met de dagopening, dan een aantal verkopen en aan het eind van de dag de afsluiting.

Aan het slot zie je tot welke overzichten en emailrapportages de verschillende transacties hebben geleid.

Dagopening

Volgens afspraak zit er aan het begin van de dag altijd €200 in de kas. Bij het openen van de kas telt Suzan al het aanwezige kasgeld. Dat lijkt overbodig maar zij is verantwoordelijk voor een eventueel verschil aan het einde van de dag dus ze wil zeker weten dat de beginstand klopt.

Er is gelukkig geen verschil; als dat wel zo was zou ze een notitie achterlaten voor de boekhouding.

De kas is geopend. Bovenin het scherm staan de verschillende onderdelen die van invloed zijn op de kaspositie: in het groen de toenames en in het rood de afnames. In het Journaal zie je een lijst met alle transacties.

Verkopen

De eerste klant wil afrekenen. Het rekeningbedrag is €9 en dat wil hij per pin afrekenen met een fooi van €1. Omdat de pin gekoppeld is aan Nappkin verhoogt Suzan het verschuldigde bedrag van €9 naar €10 zodat het pinapparaat het juiste bedrag weergeeft.

Suzan haalt de fooi van €1 uit de kas en stopt die in de fooienpot. Nappkin maakt automatisch een kasopname van €1 aan zodat de kas klopt.

In het Omzetscherm ziet Suzan wat er naar aanleiding van deze transactie is geregistreerd in Nappkin:

• de kas is afgenomen met €1
• het per pin ontvangen bedrag is €10
• de omzet is €9 inclusief Btw

Kasuitgave

De sinaasappelsap is op en dus gaat Freek even naar de Jumbo. Bij terugkomst haalt Suzan het afgerekende bedrag uit de kas. In het onderdeel Uitgaven legt ze de transactie vast met een korte omschrijving, het Btw bedrag en een foto van de bon zodat de boekhouding weet hoe de uitgave verwerkt moet worden.

Twee kasverkopen

Daarna worden nog twee bestellingen per kas afgerekend: een broodje kip van €7 en een Fanta van €2,50. Het Omzetscherm ziet er nu zo uit:

In het Journaal ziet Suzan alle kastransacties en de verwachte hoeveelheid kasgeld. Toenames staan in het groen, afnames in het rood.

Dagafsluiting

Het is sluitingstijd en Suzan start de sluitingsprocedure via de knop Sluiting. Om te beginnen telt ze het kasgeld voor de volgende dag:

Vervolgens telt ze het restant en dat bergt ze op in de kluis:

Het volgende scherm bevat een samenvatting van het kasverloop en het berekende kasverschil:

In het laatste scherm vergelijkt Suzan voor iedere betaalwijze het in Nappkin geregistreerde bedrag met een controlebedrag. Voor de betaalwijze Kas is het controlebedrag de getelde hoeveelheid kasgeld uit de vorige stappen. Die hoeft Suzan dus niet opnieuw in te vullen. Het kastekort van €1 komt doordat een euromunt op de grond is gevallen en achter een kast is gerold.

Voor de pin maakt Suzan een daguitdraai van het pinapparaat en neemt het totaalbedrag over.

Suzan tapt op Gereed om de dagafsluiting op te slaan:

Rapportages

Nappkin stuurt automatisch een verslag van de kasopmaak naar de manager (zoals vastgelegd bij Instellingen, Email rapportages):

De manager kan op my.nappkin in het onderdeel Overzichten, Journaalpost ook altijd de journaalpost inzien zoals die in de boekhouding verwerkt wordt.

Bij Geldmiddelen ontbreekt de regel Kas: per saldo is de kas immers niet verandert. Het kastekort van €1 staat debet, als een kostenpost of te verrekenen post. Het bedrag bij Afgeroomd is het bedrag dat aan het einde van de dag naar de kluis is gegaan en zal in de boekhouding als kruispost worden verwerkt.

Nappkin verstuurt de journaalpost van de dag ook per email:

's Nachts droomt Suzan van de weggerolde euromunt, en van Freek.