Voor een sluitende kasadministratie is het essentieel dat alle kastransacties worden geregistreerd. In Nappkin onderscheiden we de volgende soorten transacties:

• Contante verkopen
• Opnames
• Stortingen
• Uitgaven
• Fooien

Contante verkopen

De meest belangrijke transactie is natuurlijk de verkooptransactie waarbij met contant geld wordt betaald. Dit is een toevoeging aan de kas en die wordt geregistreerd als je via Quick of het betaalscherm een rekening afslaat als Kas. De ontvangen betalingen zijn te zien in het onderdeel Omzet.

Opnames

Als het kasgeld boven een bepaalde grens komt kan je er voor kiezen om een deel van het geld uit de kas te halen en naar een kluis over te brengen. Een opname leg je vast in het onderdeel Opnames.

Stortingen

Omgekeerd kan het voorkomen dat het kasgeld moet worden aangevuld door middel van een storting vanuit de kluis. Dit doe je in het onderdeel Stortingen.

Uitgaven

Dit onderdeel is bedoeld voor kleine aankopen die per kas worden voldaan. Je kunt van de bon een foto maken ten behoeve van de administratie.

Fooien

Als iemand een fooi wil geven door middel van een hogere pinbetaling dan is de vraag hoe je die betaling verwerkt in Nappkin. Bij een gekoppelde betaalterminal zoals SumUp of Paqar zal je in Nappkin het verschuldigde bedrag moeten verhogen met de fooi. Als je vervolgens de fooi uit de kas haalt en in de fooienpot stopt zal je deze opname ook moeten registreren omdat anders een kasverschil ontstaat. Nappkin kan dit automatisch doen als je de instelling Fooi als kasopname hebt aangevinkt. De uit de kas gehaalde fooi wordt dan in het onderdeel Omzet opgenomen als een negatieve kasbetaling.

Opening

Bij het openen bepaal je de beginpositie van de kas door al het aanwezige kasgeld te tellen. Dit is het geld dat in de kassa is gelaten aan het eind van de vorige dag of shift. In de meeste gevallen is dit een vast bedrag.

Journaal

Het Journaal is een chronologische lijst met alle kastransacties. De som van alle getoonde transacties vermeerderd met de beginkas is de verwachte eindkas.

Sluiting

Aan het eind van de dag tel je het aanwezige kasgeld. Dat moet gelijk zijn aan de beginpositie vermeerderd met alle contante verkopen en stortingen en verminderd met opnames en uitgaven. Als je het aanwezige kasgeld wilt afromen tot een bepaald bedrag dan vul je dat bedrag in. Nappkin verwerkt het verschil als een speciale kasopname.