Fooien

Hoe verwerk je in Nappkin een fooi? Laten we uitgaan van de volgende situatie: de totale bestelling volgens de rekening is €2,75. De klant geeft een fooi en betaalt €3. Afhankelijk van de betaalwijze zijn er de volgende mogelijkheden:

Contant

Als je de betaling inclusief fooi verwerkt in Nappkin dan onstaat er een administratief verschil tussen het verschuldigde bedrag (€2,75) en het ontvangen bedrag (€3). Dit verschil wordt in de omzetjournaalpost credit als "Meer ontvangen dan verschuldigd" getoond.

TIP

Gebruik de blauwe knoppen om het af te rekenen bedrag snel naar boven af te ronden

Als je de fooi niet meeneemt in Nappkin dan ontstaat een positief kasverschil: de kas is in werkelijkheid hoger dan volgens Nappkin. Je kan er voor kiezen om de ontvangen fooi meteen in een apart potje te doen zodat de kas weer klopt.

Niet-gekoppelde pinterminal

Net als bij een kasbetaling kan je zelf kiezen hoe je de fooi verwerkt. Als je ervoor kiest om de fooi niet in Nappkin te verwerken ontstaat er later een verschil tussen de pinbetalingen volgens Nappkin en het op de bank ontvangen bedrag.

Gekoppelde pinterminal

Bij een gekoppelde terminal zoals SumUp of Paqar heb je geen keuze: je moet het verschuldigde bedrag in Nappkin verhogen tot €3 zodat het juiste bedrag wordt gepind. Het verschil dat zo ontstaat wordt in de omzetjournaalpost expliciet getoond.

Als je in dit soort gevallen de fooi altijd uit de kas haalt en in de fooienpot doet dan kan je dit in Nappkin als instelling vastleggen bij Instellingen, Kassa. Nappkin neemt dan bij het afslaan automatisch een negatieve kasbetaling op ter hoogte van het fooibedrag. De omzetjournaalpost geeft dan geen verschil en de kas klopt ook omdat de opname ten gunste van de fooienpot is geregistreerd.

Dagafsluiting

Hoe behandel je de fooi bij de dagafsluiting? Er zijn drie mogelijkheden:

Gekoppelde pinterminal

Als je de fooi niet iedere keer uit de kas hebt gehaald gedurende de dienst dan moet je dat bij de dagafsluiting doen; Nappkin heeft het teveel betaalde steeds als kasopname verwerkt dus als je het bedrag uit de kas haalt klopt de werkelijke kas weer met de administratieve kas.

Hoe weet je hoeveel je uit de kas moet halen? Nappkin laat dat op een aantal plaatsen zien tijdens de dagafsluiting, bijvoorbeeld als je op 'Omzet' tikt in het hoofdoverzicht. Je ziet dan naast de binnengekomen kasbetalingen in het groen ook de kasopnames in het rood. Het totaal van de opnames staat onderaan.

Niet-gekoppelde pinterminal en bedrag niet verhoogd

Als je bij het pinnen van een fooi het bedrag in Nappkin niet verhoogd dan zal de opgave van het pinapparaat hoger zijn dan het totaal aan pinbetalingen volgens Nappkin. Het verschil is de fooi en is te zien in de eerste stap van de dagafsluiting; in die stap controleer je de betalingen volgens Nappkin met die van het pinapparaat. Je kan dit bedrag uit de kas halen en in de fooienpot doen. Deze opname moet je nog wel als kasopname verwerken.

Niet-gekoppelde pinterminal en bedrag verhoogd

Als je het bedrag in Nappkin wel steeds verhoogd hebt tot het bedrag inclusief fooi dan is de situatie gelijk aan een gekoppelde pinterminal: er is geen verschil tussen de pinbetalingen volgens Nappkin en die volgens het pinapparaat. In de praktijk zal het wel eens voorkomen dat je vergeten bent om het bedrag te verhogen in Nappkin als iemand een fooi betaald of dat je te laat bent om het bedrag te verhogen. Om die reden raden we deze manier van werken af. Als je toch hiervoor kiest dan bestaat de fooi uit twee componenten: aan de ene kant het verschil tussen het gepinde bedrag volgens Nappkin en het pinapparaat en aan de andere kant het in Nappkin geregistreerde fooibedrag.